Site carrières CHUM

Dernière mise à jour 18 avril 2024

1- Généralités

Le Centre Hospitalier de l’Université de Montréal (ci-après le « CHUM » ou « nous ») accorde une grande importance à la protection de vos renseignements personnels. Ainsi, la présente politique de confidentialité vise à assurer la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels dans le cadre de l’exploitation de ce site internet de recrutement (ci-après le « Site»). Par soucis de transparence, vous serez alors en mesure de comprendre, entre-autre, quels renseignements sont collectés à votre sujet et les raisons pour lesquels nous les collectons.

À titre informatif, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels défini un renseignement personnel comme étant un renseignement qui concernent une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

La présente politique s’applique à tout utilisateur de ce Site (ci-après « l’Utilisateur » ou « vous »), lequel est exploité par le CHUM.

2- Pourquoi le CHUM collecte vos renseignements personnels ?

Tous les renseignements personnels que nous collectons sont destinés à la gestion de votre candidature. Or, le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes en matière de gestion de nos processus de recrutement.

En règle générale, nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

traiter votre candidature
vous contacter
analyser vos réponses et votre profil en vue d’un recrutement
proposer des offres d’emploi en adéquation avec votre profil ou souhaits professionnels
le cas échéant, compléter la documentation relative à l’embauche
créer une banque de curriculum vitae (ci-après « CVthèque »)

Ainsi, en naviguant sur le site et en créant un compte sur la plateforme, vous consentez à la collecte et au traitement des informations qui y figurent, incluant certains renseignements personnels, aux fins mentionnées ci-haut, ainsi qu’à toutes autres fins compatibles avec celles-ci.

Par le fait même, vous déclarez que tous les renseignements fournis sont exacts et que vous n’usurpez pas l’identité́ d’une tierce personne.

En tout temps, vos renseignements sont traités de manière confidentielle

3- Quels renseignements sont collectés?

Considérant que l’objectif du Site est de vous permettre de créer un profil professionnel et postuler pour une offre d’emploi disponible au CHUM, nous collectons tous les renseignements nécessaires au processus de recrutement, dont notamment les renseignements personnels suivants : vos noms, prénoms, adresse personnelle, numéros de téléphone, formation, expérience professionnelle, diplômes, distinctions, etc. Plus largement, nous pourrions également collecter les comptes-rendus d’entretiens et toutes informations et renseignements personnels que vous communiquerez spontanément dans le cadre de votre candidature.

Veuillez noter que les réponses correspondant aux champs munis d'un astérisque sont obligatoires et que le défaut de réponse est susceptible de compromettre le suivi de votre candidature. Dans les autres cas, elles sont facultatives et sans conséquence pour l'examen de votre dossier.

4- Comment les renseignements sont-ils collectés ?

Dans la plupart des cas, la collecte des renseignements personnels se fait directement auprès de vous lorsque vous :

accédez au Site, en fonction des ‘’cookies’’ que vous sélectionnez;
vous connectez au Site de manière directe ou indirecte (ex. via votre compte Linkedin);
créez un profil sur le Site;
postulez à une offre d’emploi;
ajoutez un document tel que votre curriculum vitae ou une lettre de motivation à votre profil;
contactez nos équipes par courriel ou autre;
de manière générale, lorsque vous utilisez le Site.

Le CHUM vous informe qu’il pourra également enrichir votre profil avec des informations vous concernant, lesquels nous pouvons collecter soit (i) lors de nos échanges avec vous, qu’ils soient écrits, téléphoniques ou qu’il s’agisse d’entretiens physiques et (ii) depuis les réseaux sociaux professionnels ou depuis toute source d’information publique, lorsque ces informations sont nécessaires à la gestion de votre candidature.

Tous les renseignements que nous collectons par l’entremise du Site font l’objet d’un traitement informatisé.

5- Qui a accès à vos renseignements personnels? (Utilisation et communication):

Seules les personnes ayant besoin d’avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions y auront accès.

Au CHUM :

Les employés du CHUM responsables du recrutement.

À l’extérieur du CHUM:

La société CEGID, fournisseur du logiciel DigitalRecruiters. En effet, pour faciliter les recrutements externes et internes nous avons recours au logiciel DigitalRecruiters, édité́ par la société CEGID. Cette société étant basées en France, vos renseignements seront donc également hébergés à cet endroit.

En sa qualité de sous-traitant du CHUM, la société́ CEGID est autorisée à accéder aux renseignements vos concernant enregistrés sur la plateforme lorsque cela s’avère nécessaire, notamment dans le cadre de ses missions d’administration et de maintenance du Site et de l’outil de gestion des candidatures. Cependant, CEGID, ne peut en aucun temps communiquer ces renseignements à l’extérieur de sa société.

Des mesures de sécurité sont exigées de CEGID afin d’assurer un niveau de protection équivalent à celui requis en vertu des lois du Québec applicables à la protection des renseignements personnels.

À moins que vous y consentiez ou que la loi le permette ou le requière, en aucun temps le CHUM ne partage vos renseignements personnels à d’autres tiers que ceux mentionné dans la présente politique.

5 – Vos renseignements sont conservées pendant combien de temps?

Tous les renseignements personnels que vous remplissez sur le Site, sont conservés durant une période maximale de 24 mois suivant la date à laquelle vous avez consenti à la collecte de vos renseignements. Cette période nous permet de conserver un bassin de candidat potentiel essentiel afin d’optimiser le recrutement au CHUM.

Si votre candidature est retenue, toutes les informations nécessaires à la complétion de votre dossier d’employé seront migrées dans votre dossier d’employé.

Si votre candidature n’est pas retenue, tous les renseignements, incluant les renseignements personnels, collectés dans le cadre de la procédure d’embauche sont conservés sur notre système interne pour une période de 1 an avant d’être détruits ou anonymisés et ce, conformément à la politique de conservation en vigueur au CHUM.

6 - Demande d’accès, de rectification ou de suppression de renseignements personnels

Puisque vous avez l’accès et le contrôle de votre profil, vous pouvez mettre à jour et modifier vos renseignements personnels en tout temps.

Pour avoir accès aux informations que nous avons collectés à votre sujet suivant une procédure d’embauche, vous pouvez nous contacter n’hésitez à l’adresse suivante : equipedotation.drh.chum@ssss.gouv.qc.ca

Si vous constater que l’information qui y est indiquée est inexacte, vous pouvez faire une demande de rectification par courriel auprès du responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante rprp.chum@ssss.gouv.qc.ca (cc. equipedotation.drh.chum@ssss.gouv.qc.ca) en joignant une preuve de votre identité́ valide (ex. permis de conduire ou carte d’assurance maladie). Dans un tel cas, toute information fournie pour vous identifier sera utilisée uniquement à cette fin et immédiatement détruite suivant l’identification.

Si vous souhaitez retirer vos informations de notre CVthèque, vous pouvez demander le retrait par courriel à l’adresse suivante : equipedotation.drh.chum@ssss.gouv.qc.ca

Nous nous engageons à vous répondre dans un délai de trente (30) jours calendrier. Pour en savoir davantage sur vos droits et nos obligations en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez consulter le site internet de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) à l’adresse suivante : https://www.cai.gouv.qc.ca/

7 - Abonnement à l’info-lettre

Si vous ne désirez plus de recevoir des communications sous forme électronique de la part de l’équipe de dotation du CHUM, vous pouvez en tout temps vous désabonner au moyen du mécanisme indiqué dans les communications ou en nous transmettant une demande écrite par courriel à l’adresse suivante : equipedotation.drh.chum@ssss.gouv.qc.ca.

8 - Nous joindre

Tous les commentaires, questions, préoccupations ou plaintes concernant vos renseignements personnels, la présente politique ou nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels sont recevables par courriel à l’adresse suivante : rprp.chum@ssss.gouv.qc.ca

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